Destruction d’archives et de documents confidentiels en Belgique
HEXA Débarras organise l’enlèvement et la destruction d’archives professionnelles partout en Belgique : dossiers clients, documents RH, archives comptables, contrats et autres documents confidentiels. Nous prenons en charge les archives dans vos locaux et remettons un certificat de destruction permettant de tracer l’opération réalisée.
Votre organisation détermine quels documents ne doivent plus être conservés.
Le volume, le conditionnement et les accès permettent de dimensionner la prestation.
Un certificat permet de documenter l’opération réalisée.
Faire détruire des archives confidentielles en Belgique
Les archives d’une entreprise peuvent contenir des informations qui ne doivent pas être éliminées comme de simples vieux papiers : données personnelles, informations contractuelles, dossiers clients, pièces comptables, documents relatifs au personnel ou correspondances confidentielles.
Lorsqu’elles ont été identifiées comme pouvant être supprimées, HEXA Débarras peut prendre en charge leur désarchivage, leur enlèvement et leur destruction. Le devis est établi selon la quantité, le conditionnement des documents, leur emplacement dans les locaux et les contraintes de manutention.
Débarras d’archives ou destruction d’archives : quelle différence ?
Le débarras d’archives consiste à libérer les bureaux, réserves ou rayonnages occupés par les documents. La destruction d’archives ajoute une exigence essentielle : les informations présentes sur les supports doivent être rendues inutilisables selon le procédé prévu pour la prestation.
Les deux opérations peuvent être associées lorsqu’une entreprise souhaite à la fois désarchiver ses locaux et traiter des documents confidentiels.
Quels documents confidentiels peut-on faire détruire ?
La prestation concerne les archives papier que votre organisation a préalablement identifiées comme pouvant être supprimées.
Archives comptables
Factures, pièces justificatives, anciens dossiers comptables, documents fiscaux et autres pièces financières arrivées au terme de la durée de conservation retenue par votre organisation.
Documents RH
Dossiers du personnel, documents administratifs et autres pièces contenant des informations relatives aux salariés ou anciens collaborateurs.
Dossiers clients
Contrats, formulaires, correspondances et documents commerciaux contenant des données relatives aux clients, prospects ou bénéficiaires.
Documents juridiques
Dossiers, correspondances et pièces professionnelles dont la conservation n’est plus requise après vérification par leur détenteur.
Données sensibles
Documents médicaux, financiers ou autres dossiers nécessitant un niveau de confidentialité élevé pendant leur stockage et leur élimination.
Local d’archives
Désarchivage de rayonnages, réserves ou pièces entières lors d’un déménagement, d’une réorganisation ou d’une libération de locaux.
Comment se déroule la destruction d’archives ?
Quatre étapes permettent de définir précisément la manutention, le traitement et la traçabilité de la prestation.
Évaluation du volume
Nous évaluons la quantité à enlever, le conditionnement des archives, leur emplacement et les contraintes d’accès.
Devis
Le devis définit le périmètre de l’enlèvement, les moyens de manutention et les modalités de traitement prévues.
Collecte des archives
Les cartons, classeurs ou documents compris dans la prestation sont retirés des espaces convenus et pris en charge pour leur traitement.
Destruction & certificat
Les archives rejoignent le procédé de destruction prévu. Le certificat permet ensuite de conserver une trace de l’opération réalisée.
Que contient un certificat de destruction d’archives ?
Le certificat de destruction sert à documenter la prestation. Il permet de rattacher une opération de destruction à un traitement d’archives effectué pour votre organisation.
Les informations portées sur le certificat dépendent du cadre prévu pour l’intervention. Il peut notamment reprendre la date de l’opération et les éléments permettant d’identifier le lot ou le volume traité.
Ce document peut être conservé avec les procédures internes de gestion des archives. Il ne constitue toutefois pas, à lui seul, une certification générale de conformité de l’entreprise au RGPD.
RGPD : quand peut-on détruire des archives papier ?
Le RGPD n’impose pas une durée unique pour tous les documents. Il impose notamment de maîtriser la durée pendant laquelle les données personnelles restent conservées.
Finalité
Les données ne doivent pas rester identifiables plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées.
Obligations de conservation
Des règles comptables, fiscales, sociales, contractuelles, contentieuses ou propres au secteur peuvent encore justifier la conservation d’un document.
Responsabilité de l’organisation
L’entreprise ou l’organisme détenteur des documents détermine quelles archives peuvent être supprimées et à quel moment.
Sécurité
Les documents contenant des données personnelles doivent rester protégés de manière adaptée tant qu’ils sont encore conservés et pendant leur traitement.
Quel niveau de destruction choisir pour des documents confidentiels ?
Le procédé retenu doit tenir compte du support et du niveau de confidentialité des informations. Des archives administratives ordinaires et des dossiers contenant des données particulièrement sensibles ne présentent pas nécessairement le même niveau de risque.
La série ISO/IEC 21964 constitue une référence internationale consacrée à la destruction des supports de données. Elle traite des principes, des équipements et du processus de destruction.
Cette référence ne signifie pas qu’une entreprise est automatiquement certifiée ISO ni qu’une destruction réalisée selon un procédé donné suffit à établir une conformité globale au RGPD.
Qui peut avoir besoin d’un service de destruction d’archives ?
Le besoin concerne toute organisation qui doit éliminer des documents professionnels après avoir déterminé qu’ils ne doivent plus être conservés.
Avocats & études
Archives juridiques, dossiers clients et correspondances professionnelles identifiés comme pouvant être détruits.
Secteur de la santé
Dossiers contenant des informations médicales ou d’autres données nécessitant un niveau élevé de confidentialité.
Entreprises & PME
Archives administratives, RH, commerciales ou comptables lors d’un désarchivage ou d’une réorganisation.
Organismes publics
Documents administratifs pouvant être éliminés dans le respect des règles de conservation applicables à l’organisme.
Comptables & fiduciaires
Dossiers clients et archives comptables après validation de leur fin de conservation.
Immobilier & syndics
Baux, états des lieux, dossiers locatifs ou documents de copropriété identifiés comme pouvant être supprimés.
Quel est le prix d’une destruction d’archives ?
Un tarif pertinent dépend davantage des caractéristiques du chantier que du seul nombre de cartons.
| Facteur | Ce que nous évaluons | Pourquoi cela compte |
|---|---|---|
| Volume | Cartons, classeurs, boîtes ou rayonnages | Quantité à manutentionner et à traiter |
| Conditionnement | Type de contenants et organisation du stockage | Préparation éventuellement nécessaire |
| Accès | Étage, ascenseur, couloirs, stationnement | Temps et moyens de manutention |
| Support | Nature des archives concernées | Procédé de traitement à prévoir |
| Fréquence | Besoin ponctuel ou récurrent | Organisation logistique de la prestation |
Pour un petit volume, une description précise peut suffire à préparer l’évaluation. Pour un local d’archives ou un volume difficile à estimer, une visite permet de mesurer directement les contraintes de l’intervention.
Vous avez des archives à faire détruire ?
Préparez simplement le nombre approximatif de cartons ou classeurs, leur emplacement et les conditions d’accès. Il n’est pas nécessaire de détailler le contenu confidentiel des documents.
Destruction d’archives professionnelles en Belgique
Nous organisons des opérations de désarchivage et de destruction de documents selon le volume et les conditions d’intervention, partout en Belgique.
Pour un besoin localisé dans cette province, consultez notre service dédié à la destruction d’archives à Liège.
Le coût d’une destruction d’archives dépend du volume, du conditionnement, des accès et du procédé de traitement prévu — des critères propres à cette prestation. Pour nos autres interventions, voir aussi le prix d’un vide maison.
Lorsque l’intervention comprend aussi du mobilier ou d’autres éléments à évacuer, elle peut s’intégrer à une opération plus large : voir notre entreprise de débarras en Belgique.
FAQ sur la destruction d’archives en Belgique
Commencez par identifier les documents que votre organisation peut supprimer. Indiquez ensuite leur volume, leur conditionnement et leur emplacement afin de définir l’enlèvement et le traitement nécessaires.
Vous devez déterminer quels dossiers peuvent être détruits, mais vous n’avez pas à nous communiquer leur contenu confidentiel pour demander un devis. Le conditionnement accepté et les éventuelles préparations nécessaires sont précisés avant l’intervention.
Il documente une opération de destruction et constitue un élément utile de traçabilité. La conformité RGPD d’une organisation repose toutefois sur un ensemble plus large de règles, procédures et mesures de sécurité.
Non. Le RGPD pose un principe de limitation de la conservation mais ne fixe pas une durée unique pour toutes les catégories de documents. D’autres obligations peuvent imposer des durées spécifiques.
Oui. Le volume, les rayonnages, les contenants et les conditions d’accès sont alors évalués afin de dimensionner les moyens nécessaires à l’enlèvement.
Oui, lorsque l’évacuation du mobilier ou d’autres équipements est prévue dans le devis. Le désarchivage peut ainsi être intégré à une opération plus large de libération de locaux.
Avis de nos clients
Décrivez votre volume d’archives
Indiquez le nombre approximatif de cartons, classeurs ou boîtes, leur localisation dans les locaux et les principales contraintes d’accès. Ces informations permettent de préparer votre demande sans transmettre de données confidentielles.
* champs obligatoires
À préciser dans votre demande
- Nombre approximatif de cartons ou classeurs
- Adresse d’enlèvement
- Étage et ascenseur éventuel
- Distance entre les archives et la zone de chargement
- Type de conditionnement
- Besoin ponctuel ou récurrent
- Mobilier éventuel à évacuer en complément